نحوه سازماندهی Gmail (برای دسترسی سریع به Zero Box)


این 9 نکته به شما می آموزد که چگونه gmail خود را به عنوان رئیس سازماندهی کنید تا بتوانید هر چیزی را بدست آورید و به طور منظم به جعبه صفر برسید.

چگونه جیمیل خود را در imac سازماندهی کنیم

صندوق ورودی ایمیل: همه ما آن را داریم! اما برخی از آنها بسیار آشفته تر از دیگران هستند.

من مطمئن هستم که سطح مرتب بودن جعبه به اندازه وضعیت هر یک از کمدهای ما متفاوت است: برخی مرتب و برخی دیگر سرریز هستند.

اگر به دومی وابسته هستید و نمی دانید از کجا باید صندوق ورودی خود را تمیز کنید ، من نکات زیادی برای شما برای راه اندازی سیستمی که می توانید از آن استفاده کنید ، دارم.

در اینجا 9 روش برای سازماندهی Gmail به عنوان رئیس وجود دارد.

چگونه صندوق ورودی Gmail خود را سازماندهی کنیم

1 – نوع صندوق ورودی خود را به صندوق ورودی چندگانه تغییر دهید

من به Gmail اعتبار می دهم که آنها به طرق مختلف ساخته اند تلاش كردن کاربرانش را سازماندهی کند برگه ها یکی از آنها هستند. برگه ها ایمیل شما را بر اساس دسته بندی می کنند: کلید ، تبلیغات ، اجتماعی ، انجمن ها و غیره. اما تقسیم ایمیل ها به گروه ها به این معنی است که شما در حال حاضر مناطق بیشتری برای مشاهده و مناطق متمرکز برای جمع آوری دیجیتال دارید.

شش نوع صندوق ورودی وجود دارد که می توانید در تنظیمات سریع یکی را انتخاب کنید. ترجیح من برای صندوق ورودی Multi-Inbox است که سطوح عمودی (یک یا چند) را تعیین می کند که به شما امکان می دهد ایمیل های خود را به طور خودکار سازماندهی کنید. هدف من این است که از صندوق ورودی خود به عنوان صندوق ورودی استفاده کنم و نه به عنوان کابینت ذخیره سازی.

بنابراین من چندین صندوق ورودی را نگاه می کنم و اولین شکاف خود را برای نگهداری پیام های ستاره دار تنظیم می کنم. این به من امکان می دهد پیامی را که باید به آن پاسخ دهید یا اقدامی انجام دهم ، سریع سازماندهی کنم.

2 – Visual Outlook Clutter را حذف کنید

اگر از این خدمات استفاده می کنید ، می توانید آنها را قطع کنید. اما اگر هرگز در Gmail صحبت نمی کنید یا از کلمات کلیدی به عنوان بخشی از استراتژی سازمان خود استفاده نمی کنید – این کمک بصری را خاموش کنید! همه این تغییرات را می توان در تنظیمات انجام داد.

  • علائم مهم را خاموش کنید (سیل غیر ضروری!)
  • چت و ملاقات را خاموش کنید (یکی از برگه های ناوبری در تنظیمات اصلی شما)
  • برای جلوگیری از فضای سفید غیر ضروری بین پیام ها ، یک طرح “جمع و جور” انتخاب کنید
  • موضوع خود را سفید و کوچک کنید (این ترجیح شخصی من است ، اما همچنین پیشنهاد من است!)

3 – بهترین ویژگی های Gmail را فعال کنید

برخی از بهترین خدمات Gmail در وقت شما بسیار صرفه جویی می کند! قبل از شروع برنامه ریزی ، مطمئن شوید که این موارد در تنظیمات فعال است:

میانبرهای صفحه کلید

میانبرها را روشن کرده و متن های چسبناک را با مواردی که بیشتر از آنها استفاده می کنید بچسبانید: به صندوق ورودی بروید (این مورد را در من به عنوان “من” تنظیم کرده ام) ، آهنگسازی ، پاسخ ، توزیع ، ستاره.

ارسال و ذخیره سازی

این یک دکمه باعث می شود تعداد زیادی کلیک ذخیره کنید !!!

شعر پر جنب و جوش

این ویژگی پاسخهای مکرر شما را می آموزد تا در صورت تمایل به طور خودکار آنها را پر کند. به عنوان مثال ، هنگام تایپ “آدرس من است” آدرس شما به طور خودکار پر می شود. نابغه!

پاسخ هوشمندانه

Gmail پاسخی را پیشنهاد می کند که می توانید با یک کلیک ارسال کنید یا با متنی مانند “صدای خوب!” یا “نه متشکرم” یا “این برای من کار می کند!” بسته به موضوع ایمیل این ویژگی برای تلفن های همراه بسیار مفید است.

الگوها

این ویژگی را فعال کنید! در زیر موارد بیشتری در این مورد وجود دارد.

4 – جلد ، حذف نشود

هنگامی که Gmail شروع به کار کرد ، یکی از خدمات عالی آن امکان ذخیره و بازیابی سابقه ایمیل شما بود. به جای حذف ایمیل هایی که با آنها کار خود را تمام کرده اید ، می توانید آنها را در حافظه ذخیره کنید ، در صورت نیاز بعداً به آنها مراجعه کنید یا ایمیل های جدید را در زمینه مکالمات قدیمی مشاهده کنید.

اکثر مردم تفاوت بین جلد و حذف را درک نمی کنند. هنگامی که یک ایمیل را حذف می کنید ، به سطل زباله شما می رود و به طور خودکار در 30 روز برای همیشه از سابقه شما حذف می شود. هنگامی که یک Record را تنظیم می کنید ، به Gmail می گویید: “این ایمیل را از صندوق ورودی من حذف کنید ، اما آن را برای همیشه در تاریخچه All Mail من بگذارید . ”

جلد = حذف از صندوق ورودی من

من طرفدار زیادی از Cover هستم زیرا نمی دانید چه زمانی باید به یک ایمیل مراجعه کنید یا چیزی را جستجو کنید که فکر می کنید به آن نیاز ندارید. همه چیز را ذخیره کنید!

تنها زمانی که من از دکمه حذف استفاده می کنم این است که شخصی دسته ای از فایل های بزرگ را مانند تصاویر بالا برای من ارسال کند که حافظه من را ببندد.

5 – متن = پوشه

برچسب ها در Gmail به عنوان برچسب های ایمیل عمل می کنند که به شما امکان می دهد آنها را سازماندهی کنید. برخی از افراد آن را یک پوشه می دانند ، اما در واقع یک برچسب است زیرا می توانید برچسبی در صندوق ورودی خود یا چند برچسب در یک ایمیل داشته باشید.

به دلیل نمای جستجوی Gmail ، نیازی به استفاده از پوشه ندارید. بسیاری از مردم ساعت ها تلاش می کنند تا ایمیل های خود را با دست مرتب کنند – این کار را نکنید! وقت شما بسیار ارزشمند است. بهترین روش استفاده از آنها فیلتر خودکار است که در زیر توضیح خواهم داد!

6 – فیلترها = کاری را مستقیم انجام دهید

وقتی می خواهید صندوق ورودی خود را فعال کرده و در وقت خود صرفه جویی کنید ، فیلترها در Gmail عالی هستند.

فرض کنید ، برای مثال ، شما یک تأیید سفارش برای کسب و کار خود دریافت می کنید. من از کسب و کار Beautycounter خود به عنوان مثال استفاده خواهم کرد. می توانید هر ایمیل سفارشی را به صورت دستی دریافت ، بخوانید ، ستاره گذاری و ضبط کنید. یا می توانید یک فیلتر برای هر چهار مرحله ایجاد کنید تا وقتی فعال هستید همه سفارشات جدید شما منتظر شما باشند.

نحوه ایجاد فیلتر در اولین مرحله از Gmail

هر ایمیلی که به طور مرتب دریافت می شود کاندید مناسبی برای فیلتر است:

  • ایمیل هایی را که می خواهید جستجو کنید اما نیازی به خواندن آنها ندارید -> علامت گذاری به عنوان خوانده شده و حذف کنید
  • پیام هایی که اغلب / اغلب برای شخص دیگری به عنوان یک کمک واقعی ارسال می شوند -> آنها را بعنوان خوانده شده علامت گذاری کنید ، حرکت کنید و ضبط کنید
  • ایمیل هایی که در یک روز خاص از هفته به دست می آورید -> نشانک های خوانده شده ، برچسب گذاری شده و بایگانی (فقط فراموش نکنید که هر هفته آن برچسب را بررسی کنید!)

7 – از رویدادها برای سازماندهی نامه های مکرر ارسال شده استفاده کنید

اگر متوجه شدید که یک ایمیل را بارها و بارها می نویسید و راه حل راه حل شما است! آنها کمی در فرم ایمیل دفن شده اند ، اما هنگامی که آنها را پیدا کردید ، می دانید کجا و چگونه از آنها استفاده کنید.

یک ایمیل آهنگسازی جدید باز کنید و روی سه قطره کنار سطل زباله در زیر کلیک کنید:

نحوه استفاده از قالب های Gmail

الگوها را از این مکان ذخیره ، بازنویسی ، بازنویسی و حذف کنید. شما همچنین می توانید پیوندهایی را به اسناد پیوست اضافه کنید! اگر می خواهید الگو را کمی تغییر دهید ، قبل از ارسال آن را ویرایش کنید. این کار باعث صرفه جویی در وقت شما می شود!

8 – کد 24 ساعته را اعمال کنید

اکنون که صندوق ورودی شما راه اندازی شده است ، آماده هستید که این آدرس ایمیل را برای مدت طولانی متزلزل کنید! در اینجا چند نکته سریع وجود دارد:

در عرض 24 ساعت با ایمیل های ستاره دار پاسخ دهید یا اقدامی انجام دهید

یک ایمیل کلیدی را ستاره دار کنید و هدف آن پاسخ دادن یا اقدام در عرض 24 ساعت است.

از قابلیت تعویق استفاده کنید

اگر نمی توانید 24 ساعت ایمیل دریافت کنید ، وقتی می دانید که به الهام نیاز دارید ، آن را متوقف کنید. در حین حرکت و یا در نوار ابزار بالای پیام ، یک ساعت کوچک در سمت راست پیام پیدا کنید. تاریخ و زمانی را که می خواهید ایمیل دوباره “وارد شود” تنظیم کنید. همیشه می توانید ایمیل های توقف شده را در برچسب (پوشه) تعویق پیدا کنید.

کار کنید (یا اطلاعات را به جای دیگر منتقل کنید)

اگر نمی دانید چه زمانی یک ایمیل دریافت می کنید ، آن را در برنامه ای که از آن استفاده می کنید (یا کاربرگ!) تغییر دهید. یا اطلاعات را به تقویم خود منتقل کنید. اگر نیاز به ذخیره الگوهای رویداد دارید ، فقط آدرس را مستقیماً در تقویم خود قرار دهید. اگر نیاز دارید یک بلیط الکترونیکی برای این مناسبت ذخیره کنید ، روی کد لوگو ضربه بزنید و آن را در برنامه Notes خود ذخیره کنید.

9 – ویدیو> ببینید چگونه Gmail خود را سازماندهی کنید!

https://www.youtube.com/watch؟v=BDTPTkcVPBo

اگر این نکات را مفید می دانید ، آنها فقط سطح تمام سازمان های دیجیتالی را که می توانید در زندگی خود به دست آورید خراشیده اند!

سمینار رایگان من را در مورد همه موارد دیجیتال بررسی کنید:سمینار آماده سازی ایمیل رایگان

همچنین ممکن است دوست داشته باشید:



دیدگاهتان را بنویسید